Qu'est-ce qu'un FEC ? Guide complet du Fichier des Écritures Comptables
Tout ce que vous devez savoir sur le Fichier des Écritures Comptables : définition, cadre légal, structure, formats et erreurs courantes.
Sommaire
1. Définition du FEC
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) est un fichier numérique normalisé qui contient l'ensemble des écritures comptables d'un exercice. Sa création est encadrée par l'article A.47 A-1 du Livre des procédures fiscales (LPF), introduit par l'arrêté du 29 juillet 2013.
Le FEC constitue une copie dématérialisée des journaux comptables. Il reprend, écriture par écriture, toutes les opérations enregistrées au cours d'un exercice comptable. Ce fichier doit pouvoir être produit à partir de tout système comptable informatisé, qu'il s'agisse d'un logiciel de comptabilité classique (Sage, Cegid, EBP, Quadratus), d'un ERP ou d'une solution en ligne (Pennylane, Inqom, Dext).
Le FEC s'inscrit dans une démarche de modernisation du contrôle fiscal. Il permet à l'administration fiscale d'effectuer des traitements informatiques sur les données comptables, de manière plus rapide et plus fiable qu'un contrôle manuel des documents papier.
2. Qui doit produire un FEC ?
L'obligation de présenter un FEC concerne toute entreprise tenant une comptabilité informatisée, quelle que soit sa forme juridique ou son régime fiscal :
- Sociétés commerciales (SA, SAS, SARL, SNC, etc.)
- Entreprises individuelles soumises à un régime réel (normal ou simplifié)
- Associations et autres personnes morales tenant une comptabilité informatisée
- Professions libérales au régime de la déclaration contrôlée
- Sociétés civiles (SCI, SCM, etc.) tenant une comptabilité informatisée
Sont dispensées les entreprises relevant du régime micro (micro-BIC, micro-BNC) qui ne sont pas tenues de présenter une comptabilité, ainsi que les entreprises tenant encore une comptabilité manuelle (cas devenu extrêmement rare).
En pratique, dès lors qu'une entreprise utilise un logiciel comptable pour enregistrer ses opérations, elle est soumise à l'obligation de production du FEC.
3. Quand faut-il produire le FEC ?
Le FEC n'est pas un fichier à transmettre périodiquement à l'administration. Il doit être présenté sur demande dans les situations suivantes :
La vérification de comptabilité
Lors d'un contrôle fiscal sur place, le vérificateur demande le FEC de chaque exercice vérifié dès le début des opérations. L'entreprise dispose généralement d'un délai de 15 jours pour le remettre au format requis.
L'examen de comptabilité informatisée (ECI)
Depuis le 1er janvier 2014, l'administration peut réaliser un contrôle à distance des fichiers comptables. L'entreprise reçoit un avis l'informant qu'elle doit transmettre son FEC sous 15 jours. L'ensemble du contrôle se fait ensuite à distance, sans déplacement du vérificateur.
Contrôle inopiné
Dans certains cas, l'administration peut exiger la remise immédiate du FEC. Il est donc essentiel de disposer à tout moment d'un FEC conforme pour chaque exercice non prescrit.
Conseil pratique
Générez et vérifiez votre FEC dès la clôture de chaque exercice, pas seulement en cas de contrôle. Cela vous laisse le temps de corriger d'éventuelles anomalies.
4. Les 18 colonnes obligatoires
Le FEC doit contenir exactement 18 champs, dans un ordre précis défini par l'article A.47 A-1 du LPF. Voici le détail de chaque colonne :
| N° | Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|---|
| 1 | JOURNALCODE | Code du journal comptable (ex : VE pour ventes, AC pour achats, BQ pour banque, OD pour opérations diverses) | Oui |
| 2 | JOURNALLIB | Libellé du journal comptable associé au code | Oui |
| 3 | ECRITURENUM | Numéro de l'écriture comptable. Doit être séquentiel et unique par écriture | Oui |
| 4 | ECRITUREDATE | Date de l'écriture comptable au format AAAAMMJJ | Oui |
| 5 | COMPTENUM | Numéro de compte selon le plan comptable (PCG ou PCEC). Minimum 3 caractères | Oui |
| 6 | COMPTELIB | Libellé du compte (ex : "Clients", "Achats de matières premières") | Oui |
| 7 | COMPAUXNUM | Numéro de compte auxiliaire (client ou fournisseur). Vide si non applicable | Sous condition |
| 8 | COMPAUXLIB | Libellé du compte auxiliaire (nom du client ou fournisseur) | Sous condition |
| 9 | PIECEREF | Référence de la pièce justificative (numéro de facture, référence bancaire, etc.) | Oui |
| 10 | PIECEDATE | Date de la pièce justificative au format AAAAMMJJ | Oui |
| 11 | ECRITURELIB | Libellé de l'écriture (description de l'opération comptable) | Oui |
| 12 | DEBIT | Montant au débit. Le séparateur décimal peut être une virgule ou un point | Oui |
| 13 | CREDIT | Montant au crédit. Même format que DEBIT | Oui |
| 14 | ECRITURELET | Lettrage de l'écriture. Permet de rapprocher des écritures entre elles | Sous condition |
| 15 | DATELET | Date de lettrage au format AAAAMMJJ | Sous condition |
| 16 | VALIDDATE | Date de validation de l'écriture au format AAAAMMJJ | Oui |
| 17 | MONTANTDEVISE | Montant en devise (pour les opérations en monnaie étrangère) | Sous condition |
| 18 | IDEVISE | Identifiant de la devise selon la norme ISO 4217 (EUR, USD, GBP, etc.) | Sous condition |
Les champs marqués "Sous condition" doivent être présents dans le fichier (la colonne doit exister), mais peuvent être vides lorsqu'ils ne sont pas applicables. Par exemple, COMPAUXNUM et COMPAUXLIB ne sont renseignés que pour les comptes disposant d'une comptabilité auxiliaire (clients, fournisseurs).
5. Formats acceptés
Le FEC doit respecter un format technique précis :
- Type de fichier : fichier texte à plat (extension
.txt) - Séparateur de champs : tabulation (TAB, caractère
\t) ou pipe (|) - Encodage : ISO 8859-15 (Latin-9) ou UTF-8 (toléré par la plupart des outils de contrôle)
- Séparateur décimal : virgule (
,) pour les montants, conformément aux conventions françaises - Format de date :
AAAAMMJJ(ex : 20241231 pour le 31 décembre 2024) - Première ligne : noms des colonnes (en-tête obligatoire)
- Pas de caractères spéciaux : pas de guillemets englobants, pas de retours à la ligne dans les champs
6. Convention de nommage
Le nom du fichier FEC doit suivre une convention stricte définie par la réglementation :
Format obligatoire :
[SIREN]FEC[AAAAMMJJ].txt
- SIREN : le numéro SIREN à 9 chiffres de l'entreprise
- FEC : le mot "FEC" en majuscules
- AAAAMMJJ : la date de clôture de l'exercice
Exemples : 123456789FEC20241231.txt pour un exercice clos le 31 décembre 2024.
Pour les entreprises ayant plusieurs établissements, un seul FEC est produit au niveau du SIREN (et non du SIRET).
7. Erreurs courantes
En analysant des milliers de fichiers FEC, voici les anomalies les plus fréquemment rencontrées :
Mauvais séparateur de champs
Utilisation d'un point-virgule (;) au lieu d'une tabulation ou d'un pipe. Certains logiciels exportent par défaut au format CSV classique, incompatible avec les exigences du FEC.
Format de date incorrect
Dates au format JJ/MM/AAAA ou DD-MM-YYYY au lieu du format AAAAMMJJ imposé. Erreur fréquente lors d'exports depuis Excel.
Colonnes manquantes ou mal ordonnées
Les 18 colonnes doivent être présentes dans l'ordre réglementaire. Un champ manquant ou déplacé entraîne le rejet du fichier par les outils de contrôle de l'administration.
Déséquilibre des écritures
Pour chaque écriture, la somme des débits doit être égale à la somme des crédits. Un écart, même d'un centime, constitue une anomalie.
Nommage du fichier non conforme
Le nom du fichier ne respecte pas la convention [SIREN]FEC[AAAAMMJJ].txt. L'administration peut rejeter le fichier sur cette seule base.
Écritures non validées
Le FEC ne doit contenir que des écritures validées (et non des brouillards). La colonne VALIDDATE doit être renseignée pour chaque ligne.
Comptes auxiliaires incohérents
Présence de comptes auxiliaires sur des comptes généraux qui n'en nécessitent pas, ou inversement, absence de comptes auxiliaires sur les comptes clients (411) et fournisseurs (401).
8. Contrôler votre comptabilité avec Vericompt
Vericompt vous permet de vérifier automatiquement la conformité de votre fichier FEC avant un contrôle fiscal. Notre outil exécute plus de 70 tests automatisés couvrant :
- La conformité technique : format, nommage, colonnes, encodage
- L'équilibre comptable : par écriture, par journal, par date
- La cohérence des données : codes-libellés, plan comptable, auxiliaires
- Les anomalies substantives : écritures à risque, patterns suspects, ratios atypiques
L'analyse est instantanée et produit un rapport détaillé avec un code couleur (vert, orange, rouge) pour chaque test.